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Archiviazione della posta elettronica

 

Collax E-mail archive

La posta elettronica è oramai diventata uno strumento essenziale per la maggior parte delle aziende e quindi le informazioni contenute nelle e-mail devono essere gestite con la stessa attenzione data alla contabilità.

Perdere lo storico delle e-mail o non riuscire a sapere che informazioni sono state inviate dall'interno dell'azienda può avere grosse implicazioni sia commerciali che legali.

Collax E-mail Archive vi può aiutare, in modo totalmente trasparente, a mettere in sicurezza la vostra corrispondenza elettronica archiviando qualsiasi e-mail in entrata ed in uscita.

Grazie all'interfaccia di gestione sarà possibile recuperare in pochi click qualsiasi e-mail che sia stata inviata o ricevuta nel caso in cui il PC o il server di posta elettronica non abbia più le informazioni a disposizione.

Conformità legale dell'archiviazione

Collax e-mail archive dettaglio

Il sistema di archiviazione di posta elettronica Collax è conforme alle seguenti direttive:

  • GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) corrispondente ad una normativa tedesca per la gestione dei sistemi informativi ad uso contabile
  • GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) questa normativa tedesca definisce gli standard necessari all'archiviazione digitale certificata di documenti elettronici con valore legale
  • Il Sarbanes-Oxley Act del 2002, tra le varie cose, definisce le regole per la registrazione di documenti elettronici a valore legale.
  • La conformità a Basilea II aiuta nell'ottenimento di finanziamenti da parte di istituti bancari
  • Direttiva 1999/93/EC del Parlamento Europeo sulla firma elettronica dei documenti

Viste le modifiche apportate al Decreto Legge 185 del 29/11/08, durante la conversione in legge n. 2 del 28/01/09, il sistema di archiviazione Collax può essere utilizzato come ottimo sostituto alla PEC (Posta Elettronica Certificata) non solo come indirizzo di posta elettronico per comunicare con la Pubblica Amministrazione ma come strumento di lavoro per tutta l'azienda.

Come funziona.

e-mail archive iso detail

Ogni e-mail inviata e ricevuta viene archiviata con una firma digitale che attesta l'originalità del messaggio, di eventuali allegati, la data e l'ora del transito ed in seguito la stessa e-mail viene recapitata al destinatario senza alcuna modifica.

Oltretutto il sistema di archiviazione Collax permette di certificare la ricezione di notifiche di lettura delle e-mail, se il destinatario lo permette, fornendo una funzionalità in più rispetto alla PEC.

In pieno rispetto della Decreto Legge 196 del 2003, le e-mail archiviate possono essere consultate in qualsiasi momento dall'utente che ha inviato od a cui sono indirizzate le e-mail.

L'amministratore di sistema può automatizzare le procedure di archiviazione delle e-mail utilizzando dei sistemi di backup standard o supporti di archiviazione ottica determinando anche la dimensione dei supporti preferiti.